Todas las empresas que comercializan o fabrican productos deberían de tener un software de control de inventarios o un módulo robusto en su ERP que les permita gestionar sus mercancías.
Típicamente, el software de control de inventarios o el ERP le ayudarán a gestionar temas como existencias, costeo de los productos, control de entradas, salidas y traspasos entre almacenes y generación de documentos como órdenes de compra, remisiones, contrarecibos, etc…
Con estos elementos usted podrá conocer qué tiene en sus almacenes, cuánto le ha costado su mercancía en términos de compra y quizás en cuánto los ha vendido, pero hay muchas cosas mas que usted debería de gestionar.
Si usted importa mercancías del exterior, sabe que hay costos derivados de esta actividad como los gastos aduanales, impuestos, maniobras, etc… Para tener un costo real de sus productos usted debería de tener la capacidad de poder incluir estos costos en el costo final del producto.
Aquí es donde un software de control de inventarios exclusivo puede empezar a retrasarlo. Si usted no cuenta de forma integral con el módulo de inventarios y con el módulo contable, las tareas se empiezan a duplicar o bien empieza a ver vacíos en la información.
Siguiendo el ejemplo de los costos de importación, si estos costos no los puede derramar o integrar al costo de compra de la mercancía importada, en primera instancia el costo que le indique su software de control de inventarios será erróneo ya que el costo real se calcula del costo de la compra al proveedor mas los gastos de poner esa mercancía en la puerta de su almacén.
Al momento de que usted quiera determinar la rentabilidad del producto, si no considera los costos de la importación tendrá una utilidad bruta que no es la real. En caso de que su software de control de inventarios le permita integrar dichos costos, ahora tendrá la doble tarea de volverlos a capturar pero ahora en la contabilidad para efectos de mantener sus registros contables al día.
Con el ERP usted debería tener la posibilidad de hacer ambas cosas con el mismo esfuerzo, esto le permitiría determinar la rentabilidad con mayor precisión, tomar mejores decisiones, tener un mejor marco de negociación al momento de comprar y vender y hasta usted podría ser avisado cuando los márgenes estén cayendo por debajo de lo que usted tiene considerado.
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